El Gobierno Municipal, a través de Coordinación de Transparencia, Gobierno Abierto y Archivos, realizó la eliminación 4 mil 625 kilógramos de material de archivos de diversas dependencias con el propósito de formalizar la baja inmediata.
Esto se refiere al proceso de eliminar o retirar documentos de un sistema de archivo, y se hace cuando los documentos ya no son necesarios o relevantes y se deben eliminar de manera adecuada siguiendo las políticas y regulaciones pertinentes.
Dicho proceso fue directamente realizado por la Subcoordinación de Archivos y aprobado por el Grupo Interdisciplinario de Archivos, quien busca sensibilizar a las dependencias en procesos de baja documental y es responsable de colaborar en la evaluación de los procesos y métodos dentro de la institución que generan la documentación incluida en los expedientes de cada categoría documental.
Cabe destacar que de acuerdo al artículo 16 de la Ley de Archivos para el Estado de Chihuahua, el material debe ser reciclado y donado.
Los documentos y registros proporcionan un rastro de las decisiones tomadas, acciones realizadas y procesos seguidos en la administración. Al mantener un acervo documental completo y accesible, se promueve la responsabilidad y la rendición de cuentas. Además, los documentos permiten a las partes interesadas, incluyendo ciudadanos, funcionarios y auditores, supervisar y evaluar las acciones gubernamentales de manera objetiva.